Journey to the Digital Office

Steve-Smith-HeadshotSteve Smith, Strategic Marketing Director, Ricoh Canada Inc.

Businesses today are in one way or another being reshaped by the transformational forces of Information Technology. Who would have thought that just few years ago the taxi cab industry could be turned on its head by a ride sharing app, or that the hotel industry would be competing with residential homeowners for travellers? Globalization, e-commerce and mobility are bringing new competitors to new markets and challenging legacy business models in virtually all industries.

Yet in a recent IDC poll on the state of digital transformation in Canada, only 14% of Canadian businesses consider themselves to be digitally transformed. While the opportunities are many, perhaps the quickest wins – with the highest impacts – are right under our very noses.

For those of us who work in an office setting, we take for granted legacy business processes. These processes refuse to change despite rapidly expanding volumes of information, employees’ need for mobile access to information, growing requirements for information security and changing generational work style preferences. A new world of work is at hand and the digital workplace is at the center of it. As a strategy, the digital workplace leverages the trends of IT consumerization and generational work style preferences to deliver a more productive, agile business environment and heightened employee engagement.

Here are some priorities that can help you down the path to the digital workplace.

Eliminate inefficient paper based processes. Plenty of green fields still exist in back office automation. Finance, HR, AP and AR are prime candidates for business process automation that will help your organization reduce costs, increase departmental productivity and improve information security. Perhaps more importantly though, is the automation of customer facing processes. Research (1) shows that ineffective document processes can damage customer relationships and that optimization of these processes can positively impact customer retention, customer satisfaction, revenue growth and speed to market. What this effectively tells us is that virtually anywhere you see paper you see an unsolved opportunity. Recommendation: Create a process automation roadmap, tackle these projects one at a time, and look outside the organization for workflow design expertise to assist.

Connect and Collaborate. Millennials, those born in the 80’s and 90’s, will make up almost half of our workforce by the year 2020. They prefer to work in digital workflows, need to always be connected and like to accomplish tasks through collaboration. Having an information infrastructure that supports their needs will help attract and retain key talent from this generation. Recommendation: Deploy technologies that support real time collaboration and file sharing.

Create Information Mobility. Information mobility is not about mobile computing platforms but they are most definitely part of the mix. Information mobility is closely connected to our first two recommendations and is all about an organization’s ability to deliver the right information, in the right format at the right time and place across the enterprise. Recommendation: Structure data so that it’s readily usable (searchable and retrievable), digitize workflows where ever possible; break down information silos, and enable mobile and remote access to information.

According to industry analyst IDC, operational efficiency and productivity gains were cited as the top business priority for both line of business executives and IT leaders in 2016. A digital workplace, once achieved, will go a long way toward the realization of these objectives while at the same time boosting employee engagement and business agility.

(1) Source: IDC white paper Organizational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth


Cheminement vers le bureau numérique

Steve-Smith-HeadshotSteve Smith, Strategic Marketing Director, Ricoh Canada Inc.

D’une manière ou d’une autre, les entreprises d’aujourd’hui sont redéfinies par les forces transformationnelles de la technologie de l’information. Qui aurait cru, il y a à peine quelques années, que l’industrie du taxi pouvait être renversée par une appli d’autopartage ou que l’industrie hôtelière ferait concurrence aux propriétaires de maisons auprès des voyageurs? La mondialisation, le commerce électronique et la mobilité amènent de la nouvelle concurrence sur de nouveaux marchés et mettent au défi les modèles d’affaires existants dans pratiquement toutes les industries.

Pourtant, dans un récent sondage d’IDC sur l’état de la transformation numérique au Canada, seulement 14 % des entreprises canadiennes s’estimaient transformées numériquement. Alors que les occasions sont nombreuses, peut-être bien que les réussites les plus rapides – et qui ont le plus grand impact – se trouvent sous nos yeux.

Pour ceux d’entre nous qui travaillent dans un environnement de bureau, nous tenons pour acquises les procédures d’affaires existantes. Ces procédures refusent de changer malgré la rapidité avec laquelle l’expansion du volume d’information se fait, le besoin des employés en matière d’accès mobile à l’information, les exigences croissantes de sécurité de l’information et les préférences de styles de travail qui changent avec les générations. Un nouveau monde du travail est à nos portes et le milieu de travail numérique en est au centre. En tant que stratégie, le milieu de travail numérique tire parti des tendances de la consommarisation des TI et des préférences générationnelles relatives au style de travail afin de livrer un environnement d’affaires agile et plus productif ainsi qu’un meilleur engagement des employés.

Voici quelques priorités qui peuvent vous aider tout au long de votre cheminement dans le monde du travail numérique.

Éliminer les procédures papier inefficaces. Il y a encore beaucoup de technologies naissantes dans le domaine de l’automatisation des systèmes administratifs. Les services financiers, RH, CC, CD, sont des candidats de premier ordre en ce qui a trait à l’automatisation des procédures d’affaires qui aideront votre organisation à réduire les coûts, à accroître la productivité des services et à améliorer la sécurité de l’information. Cependant, le plus important peut-être, est l’automatisation des procédures destinées aux clients. Une étude (1) montre que les procédures documentaires inefficaces peuvent nuire aux relations avec la clientèle et que l’optimisation de ces procédures peut avoir une incidence positive sur la fidélisation et la satisfaction des clients, la croissance des recettes et la vitesse de la mise en marché. Ce que cela nous dit avec efficacité c’est que presque partout où vous trouvez du papier, vous trouverez aussi une occasion non résolue. Recommandation : créez une feuille de route pour l’automatisation des procédures, attaquez ces problèmes un à la fois, et regardez à l’extérieur de l’organisation pour trouver de l’expertise en conception de flux de travaux pour vous aider.

Connecter et collaborer. La génération du millénaire, les personnes nées dans les années 80 et 90, occupera la majorité de la main-d’œuvre d’ici 2020. Cette génération préfère travailler avec des flux de travaux numériques, a besoin de toujours être connectée et aime accomplir des tâches en collaboration. Avoir une infrastructure d’information qui supporte ces besoins aidera à attirer et à retenir le talent clé issu de cette génération. Recommandation : déployez des technologies qui appuient la collaboration et le partage de fichiers en temps réel.

Créer la mobilité de l’information. La mobilité de l’information ne consiste pas en des plateformes informatiques mobiles, mais elle en fait certainement partie. La mobilité de l’information est étroitement connectée à nos deux premières recommandations et est à la base de la capacité d’une organisation de livrer la bonne information, dans le bon format et au moment opportun à l’échelle de l’entreprise. Recommandation : structurez les données afin qu’elles soient prêtes à être utilisées (interrogeables et récupérables), numérisez les flux de travaux dans la mesure du possible; décloisonnez l’information et permettez l’accès mobile et à distance à l’information.

Selon l’analyste en industrie IDC, l’efficacité opérationnelle et les gains en productivité étaient cités comme étant la principale priorité d’affaires à la fois pour les dirigeants des secteurs d’activité et les chefs de file des TI en 2016. Un milieu de travail numérique, une fois réussi, contribuera grandement à réaliser ces objectifs tout en stimulant l’engagement des employés et l’agilité commerciale.

(1) SOURCE : Papier blanc IDC, « Organizational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth, » septembre 2012

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Female Business Leaders Bring Powerful Results

Nicole-CottrellNicole Cottrell, Solutions Marketing Manager, Ricoh Canada Inc.

Today’s competitive landscape is a dynamic and fierce arena where innovation and development are the keys to sustainable and profitable growth. High-quality leadership across businesses has never been more important. Statistically, global organizations with more women in leadership roles outperform their competition and more women in executive boardrooms yield higher returns for companies. As leaders, influencers and agents of change, we recognize that optimizing female talent potential and developing more qualified women in leadership roles are critical to business success.

Strong mentorship, effective role models, and relevant skills development are raising awareness and support amongst men and women alike. In turn this is proving instrumental in encouraging our female colleagues to actively participate, apply for higher-level managerial roles, and seek out leadership opportunities, which contributes to better, stronger businesses and a winning formula for sustainable growth.

So much quality material has been published & created over the past several years to inspire, develop, and enable global female business leaders through publications, studies, social media, non-profit organizations & corporate practice, to name just a few.

  • TD Bank’s expansion of their Corporate Responsibility website showcases their “Women in Leadership” that evidences a 60% increase in senior leadership roles across the organization.
  • Sheryl Sandberg’s “Lean In: Women, Work, and the Will to Lead” is an insightful and relevant read for everyone interested in contributing to a more equitable business world.
  • California’s 2020 national campaign is an American game changer targeting 20% female corporate board representation by 2020, which redefines successful corporate governance whilst setting pivotal gender diversity standards in business.

The list goes on and the resounding message across these and other channels is that alongside our male colleagues, female business leadership brings a uniquely complementary perspective and skill set to the business of cultivating corporate culture and developing a healthy, successful organization with an even more profitable bottom line.

DDI Consulting’s 2011 Global Leadership Forecast (“Women Work: the Business Benefits of Closing the Gender Gap”) asserts that women, especially at the senior level, help organizations perform better. This makes sense considering women comprise almost half the workforce and over 80% of the consumer market. The study found that the correlation between female leadership and financial performance was the strongest of the studied criteria. The commonly perceived “softer” criteria often attributed to female business professionals, such as engagement and retention, had weaker correlations but were still statistically significant linked to having more women in leadership positions. The DDI study concluded that the top 20% of the best performing global companies had 27% key leadership roles held by women across the entire business, where the bottom 20% of companies only had 19% female leadership roles.

Gender diversity in business leadership creates an inclusive environment rich in ideas, innovation, growth, and opportunity. Organizations that are confronting the gender gap head-on in recruiting, developing, and retaining female leadership are poised to take advantage of top female talent; tap into the unstudied female buyer mindset; maximize market opportunity; and achieve elevated business targets.

Leaders who think differently and lead differently get innovative and powerful results.


Les femmes dirigeantes obtiennent des résultats éloquents

Nicole-CottrellNicole Cottrell, directrice, Marketing – Solutions, Ricoh Canada Inc.

L’environnement concurrentiel actuel est une arène impitoyable, sans cesse en mouvement, où l’innovation et le développement sont les pierres angulaires de la rentabilité et d’une croissance durable. Jamais les entreprises n’ont-elles eu autant besoin d’un leadership exemplaire. Selon les statistiques, les organisations internationales qui comptent un plus grand nombre de femmes à des postes de direction dominent la concurrence et un nombre plus élevé de femmes dans les salles de réunion de la haute direction se traduit par de meilleurs rendements pour les entreprises. En tant que chefs de file, influenceurs et agents de changement, nous sommes conscients que tirer un meilleur parti du talent des femmes et ouvrir davantage la voie à un plus grand nombre de femmes qualifiées dans des rôles de direction est aujourd’hui essentiel pour réussir en affaires.

Un mentorat affirmé, des modèles inspirants et le développement de compétences utiles à l’organisation favorisent la prise de conscience et le soutien chez les hommes aussi bien que chez les femmes. En retour, cela peut être déterminant pour inciter nos collègues féminines à s’engager plus activement, à poser leur candidature à des postes de direction de plus haut niveau, à affirmer leur leadership, contribuant ainsi à rendre les entreprises meilleures et plus solides, ce qui constitue une formule gagnante pour obtenir une croissance durable.

Beaucoup d’initiatives qui méritent d’être soulignées ont été prises au cours des dernières années dans le monde pour inspirer, développer et favoriser le leadership féminin dans le milieu des affaires comme dans les publications, études, médias sociaux, organismes à but non lucratif et pratiques d’entreprises pour n’en nommer que quelques-uns.

  • La nouvelle section du site Web de la Banque TD, consacrée à la responsabilité d’entreprise, présente son « Comité des femmes dirigeantes ». On y apprend que le nombre de femmes dans des postes de direction a connu une hausse de 60 % dans l’organisation.
  • Le livre En avant toutes : les femmes, le travail et le pouvoir, de Sheryl Sandberg, trace un portrait lucide et éclairé qui va intéresser quiconque aspire à vivre dans un monde des affaires plus équitable.
  • La campagne nationale 2020 Entreprise par la Californie pour changer la dynamique et atteindre une représentation des femmes de l’ordre de 20 % dans les conseils d’administration d’ici 2020 redéfinit les paramètres d’une gouvernance d’entreprise réussie et les normes en matière de diversité de genres.

La liste est longue et le message qui en ressort est qu’en travaillant aux côtés de nos collègues masculins, nous les femmes dirigeantes apportons une perspective unique et complémentaire ainsi que des compétences qui enrichissent la culture de l’entreprise et participent à la croissance d’une organisation saine et performante qui devient ainsi encore plus rentable.

Dans l’étude Women Work: the Business Benefits of Closing the Gender Gap, du Global Leadership Forecast 2011 de la firme de consultants en développement du leadership DDI, il appert que les femmes, en particulier celles qui occupent un poste de cadre supérieur, aident leur organisation à se surpasser. Ce qui est logique puisque les femmes constituent près de la moitié de la population active et plus de 80 % du marché des consommateurs. L’étude révèle que la corrélation entre leadership féminin et performance financière était l’élément le plus marquant dans les critères étudiés. Les critères communément perçus comme secondaires, souvent associés aux professionnels de sexe féminin, tels que l’engagement et la rétention, étaient les plus faiblement corrélés, mais étaient encore significatifs d’un point de vue statistique en ce qui concerne la présence des femmes dans des postes de direction. L’étude démontre que dans la tranche des 20 % d’entreprises qui se classent parmi les plus performantes à l’échelle internationale, on compte 27 % de femmes dans les principaux postes de direction. À l’inverse, la tranche de 20 % d’entreprises qui arrivent au bas du classement compte seulement 19 % de femmes dans les postes de direction.

En matière de direction des affaires, la présence des deux sexes favorise un milieu plus ouvert, riche en perspectives d’avenir, qui regorge d’idées, de créativité et de vitalité. Confrontées à l’écart entre les sexes, les organisations qui choisissent d’aller de l’avant et d’embaucher, de former et de nommer des femmes à des postes de direction se donnent la chance de profiter de talents exceptionnels, de mieux comprendre l’état d’esprit des acheteuses, de multiplier les occasions d’affaires et d’atteindre de nouveaux sommets professionnels.

Les meneurs qui pensent autrement et dirigent différemment obtiennent des résultats novateurs remarquables.

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Working Harder Not Smarter

Simon-Mah--HeadshotBy: Simon Mah, Marketing Portal Manager

Actually, it’s the total opposite (I tried to stump you on that title). We are all trying to achieve this on a daily basis — I know I am. I have read a little book called “Working SMARTER Not Harder” by Timo Kiander, and I would like to share some of its productivity tips to boost your workday performance.

Have a powerful start to your day
Start your day off early with time to read your favourite book. Have a good hearty breakfast and get some exercise. I have been biking to work (10 km a day) for the last several years and it’s a great energy booster & stress releaser.

Understand your optimal working rhythm
Don’t work 8 hours straight (who can!) but break it up into intervals. Some suggest 25 or 90 minutes intervals followed by short breaks. There’s even a 52/17 interval rhythm of 52 minutes of work followed by 17 minutes of break. Or make one that matches your own working rhythm.

Keep distractions at bay
Internet, email, phone, instant messaging and social media are great communication tools, but they can distract you from work that needs to be done. Be aware of them and limit their use.

Never start your day unplanned
Plan your day in advance rather than jumping into the thick of things once you get to work. This way you can get the resources you need ahead of time and get a feeling of accomplishment when each task on your checklist is done. However, we know there are some days…..

Drink lots of water
There is a university study that says drinking water improves your brain performance by 14%! I can believe it. Not only that, it’s just good for your overall body health (that’s what my doctor says, anyway). I try and drink 3 litres of water a day.

Identify the most important tasks and do them first
This is probably self-explanatory. We know those things that need to be done. Just do it!

Batch similar tasks together
For example, instead of checking your email on a continuous or frequent basis, do them several times a day in 15-20 minute batches. This might help you wrestle the email monster and still give you time to attend to other important tasks & duties.

Delegate the right way
Don’t be a lone ranger and take on all group projects on your own. Trust and rely on your teammates in getting the job done.

Back to the breaks
Here are some suggestions on breaks: make yourself a cup of coffee/tea, socialize with your colleagues, meditate, exercise, eat a healthy snack, or just go outside for some fresh air.

Focus on one thing at a time
We know it’s easier said than done when there are umpteen things to attend to. But focusing on one thing will help you complete the task at hand quicker & more efficiently.

Know your tools (and your keyboard too!)
Learn more about the programs you are using and especially keyboard shortcuts that are available like Cut & Paste (CRTL-X & CRTL-V), etc. This will make you more proficient & efficient in the software. And maybe it’s time to learn to type (and give up on the two finger typing).

Know how you spend your time on your computer (or smartphone)
It’s all too easy to sit with your fingers glued to the keyboard and mouse while the day just passes you by. Be aware of the tasks you’re working on and see it’s something that can be left for later.

I hope this summarization of my readings has made you ponder about your Monday to Friday. The key is to “work smarter not harder”.


Comment travailler plus fort, et non de façon plus intelligente

Simon-Mah--Headshot Simon Mah, directeur, Portail de marketing

C’est tout à fait le contraire en fait (j’essayais de vous faire sursauter). Nous nous efforçons tous de travailler de façon plus intelligente dans notre quotidien (c’est ce que je tente de faire moi-même). Dans un petit livre que j’ai lu, Working SMARTER Not Harder par Timo Kiander, j’ai relevé quelques-uns des conseils liés à la productivité qu’on y trouve pour augmenter le rendement de sa journée de travail et j’aimerais vous en faire part.

Partez votre journée du bon pied
Levez-vous tôt en vous gardant un peu de temps pour lire quelques passages de votre bouquin favori. Prenez un petit déjeuner copieux et faites de l’exercice. Depuis quelques années, je me rends au travail en vélo (10 km par jour). C’est un excellent moyen de se recharger en énergie et d’évacuer son stress.

Prenez conscience de votre rythme de travail optimal
Évitez de travailler huit heures d’affilée (c’est pratiquement impossible de toute façon), mais subdivisez votre journée en intervalles. Certains proposent des intervalles de 25 ou de 90 minutes, suivis de courtes pauses. Il y en a même qui proposent la séquence 52/17, soit 52 minutes de travail, suivies de 17 minutes de pause. Ou encore, concevez une séquence qui correspond à votre propre rythme de travail.

Éloignez les sources de distraction
Internet, le courrier électronique, le téléphone, la messagerie instantanée et les médias sociaux sont des outils de communication extraordinaires, mais ils peuvent vous détourner du travail que vous devez faire. Prenez-en conscience et restreignez-vous.

Ne commencez jamais votre journée sans l’avoir planifiée
Planifiez votre journée plutôt que de vous mettre au travail dans le feu de l’action. De cette façon, vous pouvez vous procurer les ressources dont vous avez besoin à l’avance, ce qui vous donne un sentiment d’accomplissement une fois que vous avez exécuté chaque tâche figurant sur votre liste de vérification. Toutefois, nous savons que certains jours…

Buvez beaucoup d’eau
Selon une étude universitaire, en buvant de l’eau, vous augmentez la performance de votre cerveau de 14 %! Je le crois. À cela s’ajoute le fait que c’est bon pour la santé en général (c’est ce que mon médecin dit de toute façon). J’essaie de boire trois litres d’eau par jour.

Identifiez les tâches les plus importantes et exécutez-les en priorité
Ça va probablement de soi. Vous savez ce que vous avez à faire. Faites-le, un point c’est tout.

Regroupez les tâches semblables
Par exemple, au lieu de vérifier souvent ou continuellement votre courriel, contentez-vous de le faire quelques fois par jour, 15 à 20 minutes la fois. De cette façon, vous pourrez affronter le « monstre » tout en vous gardant suffisamment de temps pour vous acquitter d’autres tâches et responsabilités importantes.

Apprenez à déléguer
Évitez de faire cavalier seul et de prendre l’entière responsabilité de tous les projets collectifs. Fiez-vous à vos coéquipiers pour que le travail soit fait.

Retour sur les pauses
Voici quelques idées pour les pauses : faites-vous une tasse de café ou de thé, bavardez avec vos collègues, faites de la méditation ou de l’exercice, prenez une collation santé ou contentez-vous de prendre un bon bol d’air frais dehors.

Concentrez-vous sur une chose à la fois
Nous savons que c’est plus facile à dire lorsqu’il y a une foule de choses à faire. Mais, en vous concentrant sur une tâche, vous l’exécuterez plus rapidement et plus efficacement.

Apprenez à mieux connaître vos outils (et votre clavier également!)
Apprenez-en davantage sur les programmes que vous utilisez, en particulier les raccourcis clavier dont vous pouvez vous servir, comme couper-coller (CRTL-X et CRTL-V). Vous utiliserez ainsi les logiciels plus efficacement. Et il est peut-être temps d’apprendre à taper (et d’abandonner la frappe avec deux doigts).

Prenez conscience de la façon dont vous travaillez à l’ordinateur (ou avec votre téléphone intelligent)
C’est trop facile de demeurer assis toute la journée, les doigts vissés au clavier et à la souris. Prenez conscience des tâches que vous exécutez et demandez-vous s’il s’agit d’une tâche que vous pourriez remettre à plus tard.

J’espère qu’en résumant ma lecture, je vous ai fait réfléchir sur votre emploi du temps du lundi au vendredi. L’idée, c’est de travailler de façon plus intelligente, et non plus fort.

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How to Prepare For Your Future Job in Your Current Job

Amrit-SandhuBy Amrit Sandhu, Vice President of Human Resources

We all have career goals and aspirations that we all want to reach. At times, some of us may feel that these future goals and aspirations are unattainable. However, it is the steps that we take and the tedious tasks that we do that can actually prepare us for exactly where we want to go.

You may be a Sales Representative but your goal is to be Vice President for Sales. Or you may be a HR Benefits Analyst but you want to be the Vice President of HR. You may even be the Intern that organizes events and works long hours to make the event a success but your goal is be the Marketing Manager.

Remember – You’re in your current job for a reason – whether you were hired for your work ethic, positive attitude, Excel skills, or project management experience – so why not try to get the most out of your current role?

Here are four tips to learn the most from your job:

1. Learn From Others – Collaboration
There is a lot to learn in your current job, and also a lot of people to learn from. One of the best ways to learn from others is to collaborate with them. For example, perhaps you are working on your quarterly plan that you can largely copy from last quarter. You recognize that John is a Marketing wizard who can make every idea better. This is the perfect opportunity for you to break out of your comfort zone and try a different approach to your quarterly plan. The people that you collaborate with may also introduce you to new areas of the business and other people that can provide additional learning opportunities.

2. Learn From The Inside – Lunch and Learns
There are a lot of hidden gems inside your workplace – lunch and learn sessions being one of them., Attend a lunch and learn session that will enhance your knowledge of the company’s methodologies when it comes to designing or planning. For example, you may learn about certain formats/templates they use for planning projects, or learn how to use that new software application that is being launched and maybe you can become an earlier adopter and become the Subject Matter Expert (SME) for others internally.

3. Learn From The Outside – Tools
Another angle is learning more about the tools of your profession. A lot of people know about industry or professional standards but each profession each year has new and emerging tools. For example, is there a new emerging tool or practice in SEO Marketing that you can learn and use in your current and future job? Take these opportunities to enhance your knowledge and learn more about your industry or profession.

4. Success Breeds Success
If you are NHL hopeful and you can’t score when you get put on the third line, your coach won’t have the confidence in you to put you on the first line. Work is the same. Score on as many projects or initiatives that you have in front of you, that will also open the door for you to move to the first line of your career aspirations. Every task you accomplish is a stepping stone towards where ever you want to be.

The effort that you put into your job is exactly the benefit you will get from your job.


Comment votre poste actuel peut-il vous aider à vous préparer pour votre prochain poste
Amrit-SandhuBy Amrit Sandhu, Vice President of Human Resources

Nous avons tous des objectifs de carrière et des aspirations que nous souhaitons atteindre. Parfois, certains d’entre nous auront l’impression que ces objectifs et ces aspirations sont inatteignables. Cependant, ce sont les mesures que nous prenons et les tâches ennuyeuses que nous faisons qui peuvent en fait nous préparer pour l’avenir et où nous souhaitons aller.

Vous êtes peut-être un représentant aujourd’hui, mais votre objectif est de devenir vice-président des ventes. Ou peut-être êtes-vous analyste des avantages sociaux, RH, mais vous souhaitez devenir le vice-président des RH. Vous êtes peut-être même le stagiaire qui organise les événements et travaille de longues heures pour s’assurer que l’événement est une réussite, mais votre but est d’être directeur du marketing.

Rappelez-vous – vous êtes dans votre poste actuel pour une raison – que vous ayez été embauché pour votre éthique du travail, votre attitude positive, vos compétences avec Excel ou votre expérience en gestion de projet – alors, pourquoi ne pas essayer de tirer le maximum de votre poste actuel?

Voici quatre conseils pour tirer le meilleur de votre travail :

1. Apprendre des autres – Collaboration
Vous pouvez en apprendre beaucoup grâce à votre travail actuel ainsi que les gens que vous côtoyez. L’une des meilleures façons d’apprendre des autres est de collaborer avec eux. Par exemple, peut-être travaillez-vous sur votre plan trimestriel que vous pourriez copier en grande partie de celui de l’an passé. Vous reconnaissez que John est un virtuose du marketing qui peut améliorer toutes les idées. Il s’agit de l’occasion parfaite pour vous de sortir de votre zone de confort et d’essayer une approche différente pour établir votre plan trimestriel. Les gens avec qui vous collaborez peuvent aussi vous introduire à de nouveaux domaines de l’entreprise, et d’autres peuvent vous fournir des possibilités d’apprentissage additionnelles.

2. Apprendre à l’interne – Dîners-conférences
Il se cache de nombreuses richesses dans votre milieu de travail – les séances de dîner-conférence en sont une. Assistez à une séance de dîner-conférence qui vous permettra d’accroître vos connaissances sur les méthodologies de l’entreprise en matière de conception ou de planification. Par exemple, vous pourriez découvrir les formats/modèles utilisés pour la planification de projets, ou apprendre comment utiliser cette nouvelle application logicielle qui est lancée, et peut-être deviendrez-vous un utilisateur précoce et l’expert en la matière (EM) pour vos collègues à l’interne.

3. Apprendre à l’externe – les outils
Un autre angle est d’en apprendre davantage sur les outils de votre profession. Plusieurs personnes connaissent les normes professionnelles ou de l’industrie, mais chaque année, chaque profession a de nouveaux outils. Par exemple, y a-t-il déjà un nouvel outil ou une nouvelle pratique de marketing SEO que vous pourriez apprendre et utiliser dans votre poste actuel et futur? Saisissez ces occasions d’élargir vos connaissances et d’en apprendre plus sur votre industrie ou votre profession.

4. La réussite engendre la réussite
Si vous êtes un prospect de la LNH et que vous ne pouvez compter lorsqu’on vous positionne à la troisième ligne, votre entraîneur n’aura pas confiance en vous pour vous mettre sur la première ligne. Il en va de même au travail. Menez à bien le plus de projets et le plus d’initiatives que vous pouvez trouver, qui vous ouvriront aussi la porte pour que vous vous trouviez aux rênes de vos aspirations professionnelles. Chaque tâche que vous accomplissez est un tremplin important vers votre futur, peu importe où vous vous trouverez.

Les efforts que vous mettez dans votre travail correspondent à l’avantage que vous tirerez de votre travail.

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How the Technology Industry is Shaping Education

Stephanie-Tingzon-Headshot By Stephanie Tingzon, Technical Writing Specialist, Business Information Services Support

Looking back on the advancement in technology that has come about, students today have so many incredible services, apps, and tools at their disposal. When I was an English and Writing major in University less than 10 years ago, technology around the campus was already a normal occurrence—we had email accounts allowing quick communication between my professors and peers, 24/7 access to computer labs and wifi, and access to many international article databases. However, copying, printing, and scanning were still a large part of my day to day experience. Today, students have an even wider exposure to technology, as campus technologies not only improve their academic experience, but also their social lives and even their daily routines.

Here are some technologies that are available today that I wish I had when I was still in school:

1. Intelligent Lockers
Whether I was on or off campus, I could never get home on time to accept a package when I had such a hectic schedule. Days at school were also hard if I was commuting and had nowhere to store my bags, presentation boards, or coat. Intelligent lockers on campus would have easily solved this problem since they’re so versatile: they can be used for storage of your personal belongings for the day, and can even receive your packages or regular mail and notify you via email when they’re ready to be picked up. With a secure password you can unlock the locker at any time, optimizing time you spend securing or claiming your belongings or mail.

2. Desk and Room Booking Solutions
Every student relies heavily on being able to easily collaborate and study in groups or in private, especially during essay or exam times.
Technology like desk and room booking screens and applications are something students and faculty can easily adapt to and use daily on campus. These screens can track when the room or desk is available, and alert you if the room was booked but not used. Another great advantage is that bookings can be made through a web portal or app which makes checking on the status of the desk or room much simpler.

In the short span of 10 years, advances in technology have drastically changed the way everyone functions from day-to-day: social media connects us to others on a worldwide platform, we have cell phones that are so advanced that they can do as much as a computer can, and we have programs and applications that help us optimize our working habits and practices. And best of all, these technologies help students and faculty members learn, teach, and complete daily tasks more efficiently. It’s a tough world out there, and having tools that will help a student succeed in preparing for the future is something that is never taken for granted.


La Technologie Donne le ton à L’Éducation

Stephanie-Tingzon-Headshot Stephanie Tingzon, spécialiste, Rédaction technique – Soutien des services d’information d’affaires

En faisant une rétrospective des progrès technologiques, on constate qu’aujourd’hui, les étudiants disposent d’une foule de services, d’applications et d’outils absolument incroyables. À l’époque où je me spécialisais en rédaction professionnelle anglaise à l’université, il y a de cela moins de dix ans, la technologie était déjà une réalité de tous les jours sur le campus : nous avions des comptes de messagerie qui permettaient de joindre rapidement nos professeurs et nos pairs, nous avions accès 24 heures sur 24, sept jours sur sept, à des laboratoires informatiques et à un réseau wi-fi et nous pouvions consulter un grand nombre de bases de données contenant des articles de partout dans le monde. Toutefois, je devais encore consacrer une grande partie de mes journées à faire des photocopies, à imprimer et à numériser des documents. Aujourd’hui, la technologie est encore plus présente dans la vie des étudiants parce que les services technologiques sur le campus améliorent non seulement leur travail scolaire, mais également leur vie sociale, voire leur routine.

Voici quelques technologies actuelles que j’aurais aimé avoir à ma disposition pendant mes études.

1. Les casiers intelligents
Mon horaire chargé m’empêchait invariablement d’arriver à la maison à temps pour recevoir un colis lorsque j’étais sur le campus ou à l’extérieur. La journée à l’université était également difficile si je devais prendre les transports en commun : il n’y avait pas d’endroit où je pouvais laisser mes sacs, mes tableaux de présentation ni mon manteau. Des casiers intelligents sur le campus auraient facilement réglé ce problème parce qu’ils sont très polyvalents : on peut y ranger ses effets personnels pour la journée et même y recevoir des paquets ou du courrier traditionnel et en être avisé par courriel lorsqu’on peut passer les chercher. Grâce à un mot de passe protégé, on peut ouvrir le casier en tout temps, ce qui permet d’optimiser le temps consacré à ranger ses effets ou à réclamer son courrier.

2. Service de réservation de bureaux et de salles
Pour tous les étudiants, il est extrêmement important de collaborer avec ses pairs facilement et d’étudier en groupe ou tout seul, tout particulièrement au moment de rédiger un essai ou de préparer des examens.

Les étudiants et les professeurs peuvent facilement s’adapter à différentes technologies, comme les écrans et les applications de réservation de bureaux et de salles, et s’en servir quotidiennement sur le campus. Grâce à ces écrans, l’utilisateur peut vérifier la disponibilité d’une salle ou d’un bureau et être alerté si la salle a été réservée, mais que personne ne l’utilise. Autre avantage non négligeable, c’est que les réservations peuvent se faire par l’intermédiaire d’un portail ou d’une application Web, ce qui simplifie grandement la procédure de vérification du statut d’un bureau ou d’une salle.

En très peu de temps, soit moins de dix ans, les progrès technologiques ont transformé la façon de travailler dans le quotidien : les médias sociaux nous permettent de communiquer les uns avec les autres sur une plate-forme internationale, nous avons des téléphones cellulaires si perfectionnés qu’ils s’utilisent pratiquement comme des ordinateurs, et nous avons des programmes et des applications qui nous aident à optimiser nos méthodes de travail et nos pratiques. Et pour couronner le tout, ces technologies aident les étudiants et les professeurs à apprendre, à enseigner et à exécuter les tâches courantes plus efficacement. La vie est dure, et le fait de disposer d’outils qui aident les étudiants à préparer leur avenir est un avantage qui ne doit jamais être tenu pour acquis.

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Achieving Work-Life Balance in the Digital Age

Chris-Adamson-HeadshotBy Christopher Adamson, Director, IT, RCloud & Prof. Services

As experienced by many of us in today’s fast paced, highly connected and technology driven business environment, many challenges surface for the average knowledge worker on how to cope with time management demands in our current information age.  The sense of one’s burden,  strain on time and individual availability manifests itself as customer service level expectations (that sometimes present themselves as “demands”), or internal organizational management requirements and occasionally, simply being a team player where we are expected to be highly accessible and available to collaborate, interact and drive business results.

As client centric services dependent on an organization’s  ability to deliver (often across virtual teams) increases in both scope and importance, while in some cases spanning varying time zones,  so does the criticality of ensuring seamless operational capabilities across all support resources.  This creates an “always-on” condition in our human resource area that is driving a demand for today’s new world of work employee to establish not only a framework for work-life balance but rather, institute a mode of operation that could be considered work-life assimilation (work/life integration). We are charged with taking new ideas and proven approaches and putting them to work in new ways, using technology to accelerate our ability to adapt to our new world of work conditions.

As the Internet of Things (IoT) continues to gain more traction in our daily lives there is a heightened need to ensure employees have secure access to information; by anyone, from anywhere, at anytime – even outside of “standard” working hours.  This of course has driven the rise and importance of secure mobile access to applications, print, infrastructures and business process resources (workflows) that permit business to be conducted potentially at any hour of the day.  There are several technology solutions layered in this mobile construct such as social platforms, “app” productivity tools and more often today – shared services applications available in the cloud that are designed to support greater efficiency and return on our human capital and maximize the precious time we have to engage in effective business communications.  After all, ask a colleague how things are going, and their reply will have some degree of reference to the volumes of business, communications and data throughput they are managing creating this real sense of “being busy” and an inability to “disconnect”.

The notion of disconnecting is a valiant one however, for most professionals our anxiety levels and concerns about staying on top of things trumps our will to release the “tether”. There are time management technologies and learning opportunities available in the market that expands on these personal development skills.  I would suggest within the technology spectrum specifically, one considers looking at business process and mobilized technology solutions that can help you achieve a work-life operating state that you can be comfortable with.  A great starting point may be to entertain solutions or software that deliver collaboration and productivity capabilities; some of which are delivered securely as a service through a slick mobile APP.

Ultimately, technology is simply a tool to help navigate the management of work-life balance by taking advantage of the fact that all devices (and people behind them) are in fact connected to each other over the Internet. Ricoh understands that we need to easily switch between consumer and office worker functions in our daily activities. The Infinite Network of people connected to information can be managed and achieved through effective use of technology that supports work-life integration vs. an attempt to balance and splitting time.

There are technologies, professional development and management guidance available in the marketplace to help all of us, no matter our roles or titles to assist in dealing with the challenges faced in today’s modern work place,


La conciliation travail-famille à l’ère numérique

Chris AdamsonPar Christopher Adamson, directeur général, Services TI, RCloud et professionnels

Dans notre environnement de travail rapide, hautement branché et technologique d’aujourd’hui, nombre d’entre nous se demandent comment répondre aux demandes de gestion du temps dans cette ère informatique. La charge de travail, les demandes de temps et la disponibilité sont modulées par les attentes de niveaux de service des clients (qui se présentent souvent comme des exigences) ou par des exigences de gestion organisationnelle internes ou même par le simple fait de vouloir participer pleinement à l’équipe pour collaborer, interagir et pousser les résultats d’affaires.

Alors que les services orientés client qui dépendent de la capacité d’une entreprise augmentent l’étendue et l’importance des communications (souvent entre équipes virtuelles), tout en desservant dans certains cas plusieurs fuseaux horaires, de même croit l’importance des capacités opérationnelles en continu pour toutes les ressources de soutien. Ceci entraine un phénomène d’accessibilité qui pousse l’employé de ce nouveau monde du travail non pas à définir un cadre pour l’équilibre travail-famille, mais plutôt à créer un mode d’opération qui ressemble à de l’assimilation travail-famille (conciliation travail-famille). Nous devons prendre de nouvelles idées et des approches éprouvées et les arrimer d’une façon nouvelle, en utilisant la technologie pour accélérer notre capacité à nous adapter aux nouvelles conditions de travail.

Alors que l’Internet des objets (IoT) s’immisce de plus en plus dans notre quotidien, on ressent un besoin pressant d’assurer aux employés l’accès à l’information de partout, en tout temps, même à l’extérieur des heures de bureau. Ceci a entrainé l’apparition d’accès mobile sécurisé aux applications, à l’impression, aux infrastructures et aux ressources des processus d’affaires (flux de travaux) qui permettent à l’entreprise de faire des affaires à toute heure du jour. Plusieurs solutions technologiques font partie de ce phénomène comme les plateformes sociales, les outils de productivité et plus particulièrement les services partagés en nuage conçus pour procurer une plus grande efficacité et un meilleur rendement du capital humain ainsi qu’optimiser le temps que nous avons à consacrer à des communications d’entreprises efficaces. Demandez à tout collègue comment vont les choses et sa réponse traitera surement du volume de communications d’affaires et de données qu’il gère qui lui donne l’impression d’être « perpétuellement occupé » et de ne pouvoir « décrocher ».

L’idée de se débrancher est courageuse, mais pour la plupart des professionnels le niveau d’anxiété et le besoin de rester au courant sont plus fort que le désir de couper le fil. Il existe des technologies de gestion du temps et des occasions d’apprentissage qui permettent de développer ces capacités de perfectionnement personnel. Au niveau de la technologie, je suggérerais des processus d’affaires et des solutions technologiques mobiles qui vous permettent d’atteindre un niveau de conciliation qui vous convient. Un bon point de départ serait des solutions ou des logiciels de collaboration et de productivité ; certains sont offerts de façon sécurisée par application mobile sophistiquée.

En fin de compte, la technologie n’est rien qu’un outil pour nous aider à mieux gérer la conciliation travail-famille en profitant du fait que tous les appareils (et leurs utilisateurs) sont reliés entre eux sous Internet. Ricoh comprend que nous devons facilement passer du consommateur à l’employé de bureau dans notre quotidien. Le réseau infini de personnes reliées à l’information peut être géré grâce à une utilisation efficace de la technologie qui soutient l’intégration du travail et de la famille plutôt que le partage du temps et la recherche d’équilibre.

Il existe des technologies, de la formation professionnelle et des conseils de gestion pour nous aider à relever les défis du nouveau monde du travail, peu importe notre rôle ou notre titre.

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It’s EASY Being Green! Let this be the one resolution you keep this year…

Angela-Tinto-HamoodBy Angela Tinto-Hamood, Manager, Sustainability and Environment

“Climate Change!”, “Carbon Credits!”, “Eco-Friendly!”, “Carbon Footprint!”

These are the latest buzzwords we hear with regards to the environment.  While the general public agrees that “being green” is important, there is a common misconception that Sustainability is expensive.  This is not necessarily true, in fact, in many cases, by implementing simple practices into your everyday lives – both at home and at work you can make a difference in the environment and actually save money at the same time.  In fact, we recently saved a customer over $100,000 per year in staff time, physical storage and paper by implementing a simple electronic management solution!

So why aren’t more businesses taking advantage of the savings they can realize through environmentally friendly practices?  There are many reasons; ranging from the inability to change behaviors, the presumption that going green is going to be more expensive to a general lack of knowledge around the costs associated with printing a page of paper.  How many times have you sent a document to the printer, got sidetracked and by the time you went to pick it up, it was gone? How many times have you sent a document to the printer then realized you sent the wrong one?

Did you know that the average employee prints 6 wasted pages per day?1 That amounts to 1,410 wasted pages per person per year! At first glance this may not seem like much – but when you take a look at larger organizations, the numbers can be staggering:  Let’s use a company our size as an example (this is purely hypothetical of course as we have implemented our own sustainability initiatives and this simply does not happen at Ricoh):

2,400 employees x 1,410 wasted pages = 3,384,000 wasted pages per year.
Mind boggling isn’t it?  And that just represents paper waste, think of the costs associated with that waste.
The same source indicated that the average cost of 1,410 wasted pages per employee is $84 per year:
$84/year x 2,400 employees = $201,600/ year in wasted paper. 

I don’t know about you, but I can think of several ways companies could better spend $201,600… a document management solution perhaps?

Start saving today with these 3 tips:

  1. Make it a habit to copy or print documents double-sided. Not only will printing/copying save paper and energy, it will also allow you to carry less weight in your briefcase, and your files will take up less space in office cabinets.  If that’s too much to think about – you can set your machines to print duplex default. By doing so, you will be saving trees AND money every time you hit the print button.
  1. Use digital technology to print materials on-demand – where and when they are needed. For example, send your print jobs to a ‘Holding’ queue or use ‘Lock Print’ until you are ready to pick up your document.
  1. Think E-Documents vs. Paper: Electronic document workflows reduce the amount of hardcopy output. Use scan-to-email technology to distribute documents electronically, and store scanned documents in an electronic repository.

How Green is YOUR organization?  Find out by taking our online sustainability audit

 

  1. http://drexel.edu/dbs/printingMailing/sustainable/

C’est FACILE d’être écolo! Voici une résolution que vous pouvez sûrement tenir cette année…

Angela-Tinto-Hamoodpar Angela Tinto-Hamood, directrice, Durabilité et environnement 

« Réchauffement climatique! », « Crédits-carbone! », « Écologique! », « Empreinte de carbone! »

Ces mots sont sur toutes les lèvres en matière d’environnement. Quoique le grand public reconnaisse l’importance d’être écologique, il entretient des préjugés quant au coût des mesures écologiques. Cela ne tient pas toujours la route : dans plusieurs cas, en adoptant des pratiques simples dans votre quotidien – que ce soit à la maison ou au travail – vous pouvez faire une différence pour l’environnement et épargner de l’argent de surcroit. Nous avons récemment économisé plus de 100 000 $ par année à un client en main-d’œuvre, en espace et en papier grâce à l’implantation d’une solution de gestion électronique toute simple!

Pourquoi plus d’entreprises ne tirent-elles pas parti des économies qu’elles peuvent réaliser grâce à des pratiques écologiques? Cela s’explique de plusieurs façons : incapacité de modifier les comportements, augmentation présumée des coûts par l’adoption de solutions écologiques, méconnaissance des coûts associés à l’impression d’une feuille de papier. Combien de fois avez-vous envoyé un document à un imprimeur, êtes passé à autre chose puis lorsque vous êtes passé chez l’imprimeur, le document avait disparu? Combien de fois avez-vous envoyé le mauvais document à votre imprimeur?

Saviez-vous que l’employé moyen imprime six pages inutilement chaque jour?1 Cela représente 1 410 feuilles par personne par année! Cela peut sembler insignifiant à première vue, mais dans le cas des plus grandes entreprises, les chiffres grimpent vite! Si l’on prend une entreprise de la taille de Ricoh par exemple (tout cela est purement hypothétique, car nous avons implanté nos propres initiatives de durabilité et ces choses ne se font tout simplement pas chez Ricoh!) :

2 400 employés x 1 410 feuilles = 3 384 000 feuilles gâchées par année.
Incroyable, n’est-ce pas? Et l’on ne parle que de papier, d’autres couts s’ajoutent.
La même source indique que le coût moyen de 1 410 feuilles de papier est de 84 $:
84 $ x 2 400 employés =  201 600 $ par année en pure perte. 

Il ne fait aucun doute qu’il y a de meilleures façons de dépenser 201 600 $… une solution de gestion de documents, peut-être?

Voyez les économies s’accumuler avec ses trois astuces :

  1. Prenez l’habitude de copier ou d’imprimer sur les deux côtés de la feuille. Vous économiserez ainsi du papier et de l’énergie et vous trimbalerez moins de poids dans vos porte-documents. Vos dossiers prendront aussi moins d’espace dans vos classeurs. Pour éviter de l’oublier, vous n’avez qu’à programmer l’appareil pour l’impression recto-verso par défaut. Vous sauverez ainsi des arbres et de l’argent, chaque fois que vous poussez le bouton d’impression.
  1. Utilisez la technologie numérique pour imprimer des documents à la demande – quand et où vous en avez besoin. Vous pouvez par exemple envoyer vos tâches d’impression à une file d’attente ou utiliser l’impression verrouillée pour imprimer le document lorsque vous êtes prêt à le récupérer.
  1. Pensez en termes de documents électroniques : les flux de travaux électroniques réduisent la production de documents papier. Utilisez la technologie Numériser au courriel pour distribuer les documents par voie électronique et archivez les documents numérisés dans un dépôt électronique.

Votre entreprise est-elle verte? Évaluez à quel point en faisant cet audit en ligne :

  1. http://drexel.edu/dbs/printingMailing/sustainable/

 


 

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It Is In You To Give

It's In You To GiveBy Scott Leonard, Director of Sales, Ottawa Region

At Ricoh Canada, a large part of our culture is our commitment to Corporate Social Responsibility in supporting the local organizations and communities that we live and work in. I especially appreciate our support for organizations like the Canadian Blood Services which provides meaning and value to us as employees on both a personal and professional level.

My history of donating blood began when I was a university student when blood mobile clinics were readily available on campus. At the time I donated blood because I knew that it would have an immediate impact someone else’s life – whether it be to save their life or help improve their quality of life due to a medical condition.

Five years ago I resumed donating blood regularly after meeting with an ambassador from the Canadian Blood Services who was responsible for running the blood mobile clinics here at Ricoh Canada. This meeting reminded and motivated me to remember that a simple and small act of donating blood can have a huge difference to someone in our community. Whether it be a neighbor, friend, customer or even a stranger.

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The Social Advantage

Tracey KlinkhammerBy Tracey Klinkhammer, Manager Talent Acquisition

Social media is a big part of our lives – both on and off the job. It has reshaped the landscape of recruitment creating a shift in how companies, big and small are choosing to recruit candidates. Social networking websites are not just for getting in touch with long lost family and friends anymore. In recent years, these platforms have become a great way to search for jobs.

Social recruiting is now a recognized method for Candidate Sourcing, Employer Branding, Corporate Communications, Passive Candidate Recruiting and Marketing. Consider that on a monthly basis, more than 320 million people use Twitter1, 400 million use Instagram2 and about 894 million3 a day use Facebook. LinkedIn has more than 400 million members4 in over 200 countries and territories. It claims that two new members join per second and with more than 39 million students and recent college graduates using LinkedIn, they are becoming LinkedIn’s fastest-growing demographic.

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Mobile Solutions are Changing the Way Businesses Manage Paper-Intensive Processes

Franz Gangl - ProfileBy Franz Gangl, Director, Sales, IT + Professional Services

In recent a IDC report1, respondents identified that enabling tablets and smartphones had the greatest impact on user productivity. Search functionality had the most contribution to increasing revenue and self-service portals contributed most to lowering operational costs.

Mobile devices like smart-phones and tablets have been with us for over a decade. However, integrating mobile devices to streamline business critical documentation processes has been challenging. Choosing the right mobile operating system platform; determining if the device will work effectively in diverse or extreme operating environments and concerns about ease of use and overall total cost of ownership prevent wider adoption.

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